案例研究：将项目审查时间缩短一半

零售解决方案提供商购买Office Timeline

仔细阅读 Aptos 客户列表就像阅读零售界的“名人录”。不仅有来自零售业各个领域的公司--服装、化妆品、鞋类、体育用品等--还有大牌，如Bed Bath & Beyond、CVS、J.C. Penney和Trader Joe's。然而，该名单还包括数十家利基公司，包括Tumi、Tommy Bahama、Movado和Michael Kors。

Aptos 通过提供一整套基于云的工具和服务来支持这些客户，以支持其零售运营的几乎每个方面，包括商品和分类规划、CRM 系统、销售点、零售商品销售、企业订单管理以及预测和补货。尽管该公司在任何给定时间都管理着数百个客户项目，但它没有中央机制来向高管清楚地展示哪些任务正在进行中、他们的个人完成日期以及它们如何融入更大的项目。

需要标准化的报告工具

根据全球 PMO 负责人 Peter Taylor 的说法，与许多其他商业法则一样，Aptos 的工作量也遵循 80/20 规则，平均每个项目 80% 基于预配置的解决方案，大约 20% 是为每个客户定制的。该公司的最佳优势在于其与客户建立合作伙伴关系的能力，协同配置技术解决方案，以满足每个客户的个性化需求。Aptos 的目标不仅是提供流畅的技术体验，而且通过为客户提供更积极的购物体验来提高客户的销售额。

然而，缺乏在内部报告项目状态的集中格式是业务的一大拖累。Taylor说：“项目经理需要在组织内以类似于甘特图的格式，在非常精细的层面上谈论他们的项目。“由于管理层吸收大量信息的时间非常短，因此他们最关心的是每个项目的整体健康状况以及任何特别关注的领域。”

如果没有专门的项目映射工具，项目经理只能使用自己的设备。“他们通常最终会手动将 PowerPoint 幻灯片或 Excel 上传放在一起，这两者都非常笨拙且难以更新。由于对时间线的每次更改都必须单独应用于图表上的每个后续任务，因此它变得非常耗时，而且不是一种有效的工作方式，“Taylor 说。

Aptos 发现 Office 时间轴

有点巧合的是，Aptos 位于北美的一位项目管理员偶然发现了 Office Timeline，这是该公司应对标准化挑战的完美解药。她喜欢产品的简单性;由于它是 PowerPoint 的直接插件，因此它可以轻松与她现有的软件配合使用，并且直观易用。该产品的功能给她留下了深刻的印象，她很快将该工具纳入了她所在团队的 PMO 报告要求中。

新 Office Timeline 软件的消息在 Aptos 中迅速传播开来，Taylor 很快成为其最大的拥护者。“当我第一次看到这个产品，看到它可能给我们的项目报告流程带来的革命性变化时，我就知道把它作为我们的PMO工具包的一部分是完全不费吹灰之力的，”他说。“该产品简单、直观、色彩鲜艳、简单明了，极易编辑且启动成本低廉。我从一开始就非常喜欢它。

从那时起，Office Timeline 已成为 Aptos 项目报告流程不可或缺的一部分。根据Taylor的说法，推出“非常非常简单”，全球培训计划巩固了新软件在公司项目报告结构中的地位。Taylor 的团队还开发了一个标准的 Office 时间线模板，该模板具有预定的颜色、样式和格式，PMO 内的所有团队都采用了该模板。“最后，我们希望我们的演讲是关于数据的，而不受多种竞争格式的干扰，”他说。

提高生产力

Office Timeline 对 Aptos 的生产力产生了巨大影响，Taylor 估计高管审查每个项目所需的时间减少了大约一半。该公司不仅能够简化每个项目的报告程序，而且还大大简化了报告流程本身。

在旧范式下，全世界有四位董事“拥有”所有 PM。每个项目经理通常还有 8-10 名初级项目经理，每个项目经理管理三到五个价值 100,000 美元或更多的个人项目。四位董事每周花一个半小时与他们的团队进行电话会议，审查任何需要解决的项目问题。

在新模式下，每周只需两次电话会议即可审查相同数量的项目，一次在北美，一次在欧洲。“由于我们知道我们无法涵盖如此高级别的所有项目，因此我们更愿意例外地进行管理，问自己'哪些重大项目或问题不能再等一周？'Office Timeline 帮助我们更快地吸收大量信息，从而成为这一过程不可或缺的一部分。在每次每周电话会议之后，这些套牌都会发布在一个共享网站上以供参考，这样无论人们何时查看这些材料，它都不会超过一周。

Taylor 对 Office Timeline 的采用如此顺利表示感谢，但并不感到惊讶。在整个全球实施过程中，他几乎没有受到工作人员的反对。Taylor 说：“我们的 PM 忙于与客户合作、开发新软件和更新项目计划，以至于他们很快就能抓住任何能让他们的生活更轻松的产品。“有了 Office Timeline，这对所有相关人员来说都是'双赢'的。”

Aptos为500家主要服装、专业和日用百货零售商提供先进的云解决方案，这些零售商是您在几乎每个主要商场和网上购物时都能看到的知名品牌。

Aptos通过其单一商业平台开发和营销系统，使零售商能够在所有渠道中高效地计划和管理商品，并使其客户在所有购物旅程中享受无缝体验，从而不断提高忠诚度、盈利能力和增长。

Office Timeline帮助我们更快地吸收大量信息。有了Office Timeline，对参与的每个人来说都是“双赢”。

Peter Taylor
Head of Global PMO - Aptos