在项目演示中使用简单时间表的好处 [案例研究]

在当今快节奏的项目管理环境中，有效的沟通是成功的基石。作为项目经理，我们经常发现自己在努力应对复杂的多年工作，这些工作需要一种细致入微的方法来共享信息和跟踪进度。

在这篇博文中，我们深入探讨了 PATH Essential Medicine CVIA 的 PPM（项目和投资组合管理）副总监 Jennifer Greenough 在寻求简化沟通、降低复杂性和标准化其复杂项目的报告时面临的现实挑战。

加入我们的旅程，探索沟通在项目管理中的重要作用，以及像 Office Timeline 这样的时间线生成器如何成为解决 CVIA 这些挑战的游戏规则改变者。

在本文中，你将详细了解：

• 项目管理中的沟通

• PATH-CVIA面临的挑战

• 项目复杂性简介

• 增加项目复杂性的关键因素

• 沟通对项目绩效的影响

• 案例研究：PATH CVIA 和 Office 时间轴

• 有关如何解决跟踪和通信挑战的提示

项目管理中的沟通

安德鲁·格罗夫（Andrew Grove），3RD型英特尔首席执行官兼工程师曾经说过：“我们沟通的好坏不取决于我们说话的好坏，而是取决于我们被理解的程度。这是非常有道理的，特别是如果您已经将通信视为参与者之间的信息交换，而不是数据流的非个人传递。

例如，有效的演讲者了解根据听众调整他们的演讲并利用多个额外的场所（图形、图表、统计数据等）来表达他们的观点的重要性。

然而，当您处理跨越多年的复杂项目时，例如PATH基本医学CVIA的部门，沟通可能会变得极具挑战性。PATH是一个全球性组织，成立于1977年，旨在为公共机构、企业、基层团体和投资者提供建议和合作，以解决世界上最紧迫的健康问题。

CVIA计划与社区、国家卫生部、捐助者、国际组织、疫苗制造商和其他机构合作，为最需要的社区设计和开发安全、有效和负担得起的疫苗。

PATH-CVIA面临的挑战

以下是PPM（项目和项目组合管理）副主任Jennifer Greenough在与PATH-CVIA合作完成的案例研究中确定的最重要的挑战：

1. 在几年内跟踪复杂和多方面的项目

在PPM部门成立之前，CVIA内部的项目跟踪以非常自由的方式处理。Microsoft Office工具（如Excel和PowerPoint）是最常用的工具之一，没有两个电子表格或幻灯片看起来相同。

考虑到长期项目中时间表的错综复杂，这使得整理数据变得极其困难。在直属团队之外共享数据也非常成问题。

2. 向利益相关者提供高层次的总结和概述

除了使用不直观的、基于电子表格的工具外，缺乏标准化报告的功能性手段，也意味着向利益相关者和决策者展示其进展情况极为困难。

根据 Greenough 的说法，对于与技术团队不在同一级别的人来说，高度精细的信息很难吸收。高管们很少有时间、知识或耐心去研究过多的细节。

3. 标准化各种项目中使用的跟踪和报告工具

Greenough 还注意到，当每份报告的格式不同时，几乎不可能正确捕捉和总结团队的工作。团队要么花费数小时尝试创建符合 Excel 和 PowerPoint 标准的报表，要么他们的设计差异很大。

由于一些项目篇幅过长，团队组成不稳定，这个问题进一步恶化。

关键要点

为了成功管理跨越十多个职能领域的多年项目，Jennifer Greenough 正在寻找一种标准化报告、促进沟通和降低复杂性的方法。

现在让我们来看看复杂性在项目管理中到底有多重要。

项目复杂性简介

在我们进一步讨论之前，让我们花点时间了解一下什么是项目复杂性。Franck Marle 和 Ludovic-Alexandre Vidal 在 2016 年进行的一项研究（管理复杂、高风险的项目——基本和高级项目管理指南）将该概念定义为项目的属性，尽管拥有有关系统的合理信息量，但难以理解、预测和控制。

复杂性分为两大类：

• 结构 – 由具有多个相互依赖的组件的项目产生;

• 动态 – 由模棱两可、混乱、不确定性等新兴现象产生。

项目可以根据其复杂程度进行分类：

• 简单（很少或没有未知数，稳定，因果关系明确）;

• 复杂（一些未知数，可以解构为更简单的问题）;

• 复杂（多个未知数，模式可以被发现，但不是立即显现）;

• 非常复杂（多个未知数，即使事后看来也没有可辨别的模式，混乱）。

注意：我们案例研究中的PATH CVIA计划属于第三类，即复杂。

增加项目复杂性的关键因素

在本节中，我们将研究 2022 年发表在 Systems 上的一篇论文的结果，该论文重点关注伊朗的两家主要 IT 项目公司。之所以选择本文中的两个案例研究，是因为在挑战和复杂程度方面与我们的 PATH CVIA 计划相似。

IT 和制药是技术进步、需求增长和激烈竞争的两个领域（由 4第工业革命浪潮）多年来一直在增加额外的复杂性。

本文指出了几个广泛的争论点，但我们将只选择与我们讨论相关的争论点：

• 利益相关者的多样性和相互冲突的项目目标;

• 使用最新但不熟悉的技术;

• 目标的模糊性和不确定性。

关于造成这些挑战的因素，本研究表明，缺乏信任（利益相关者和团队之间）是复杂性的首要原因，其次是知识不足（对客户和执行团队而言）和项目相互依赖性，这对于保守的PM环境尤其具有挑战性。

注：PATH CVIA案例研究中也存在类似的因素。利益攸关方和执行团队在新疫苗技术开发方面存在知识差距，并夹杂着有问题的数据共享，导致了混乱和客观不确定性。

可用于降低项目复杂性的突出杠杆点是透明度、共享知识和相互信任。它们有什么共同点？这三个问题都可以通过改善沟通场所来解决。

沟通对项目绩效的影响

现在让我们看一下2019年发表在《国际机械工程与技术杂志》（IJMET）上的一项研究，该研究由IAEME发表。本文研究了协作式沟通如何影响印度尼西亚建筑项目的绩效，印度尼西亚的行业正在经历前所未有的增长。

以下是作者如何定义工作概念：

• 通信：在双向交易过程中的信息流管道，或参与者共享数据的周期性过程;

• 协作：利用正式和非正式的行业惯例，有效整合多个相互依存的行为者;

• 绩效：通常取决于熟悉的成本、时间和质量三驾马车，作者将其定义为满足利益相关者对项目的期望的水平。

在不涉及太多细节的情况下，该论文强调了以下两者之间的直接正相关关系：

• 正式的沟通和协作;

• 参与者的沟通和协作意愿;

• 协作和项目绩效。

这些发现表明，最佳沟通框架是有效项目管理的基石。因此，利益相关者和高管应努力通过创造一个标准化的环境，使信息可以在所有相关方之间自由流动，从而产生互利的关系协议。

案例研究：PATH CVIA 和 Office 时间表

让我们回到 Jennifer Greenough 作为 PATH CVIA PPM 部门副主任所确定的最初挑战：

• 在几年内跟踪复杂和多方面的项目;

• 向利益攸关方提出高层次的总结和概述;

• 标准化各种项目中使用的跟踪和报告工具。

贯穿这些挑战的红线是需要改善数据沟通并促进部门、团队成员、经理和利益相关者之间的协作。

正如我们在前面介绍的研究中所看到的，沟通和协作是与项目复杂性和绩效直接相关的两个关键因素。

CVIA采用Office Timeline在以下两个方面都取得了成功：

降低复杂性

• Office Timeline 是一个无缝集成到 PowerPoint 中的加载项，PowerPoint 是 PATH CVIA 已经使用的软件;

• 数据可以从已经到位的 Excel 基于云的工作管理系统直接导入到加载项中;

• 时间表、甘特图、路线图和维姆兰图的可视化特性促进了项目里程碑与高管、利益相关者和同行的沟通;

• 使用许多可用的模板可以创建令人惊叹的项目视觉效果，而无需花费数小时来摆弄设计。

• 对数据的更改不再意味着完全重新设计图形;使用 Office Timeline 的刷新数据功能，可以自动对图形进行更新。

提高性能

• 为利益相关者设计演示文稿所花费的时间更少，使研究人员有更多时间专注于他们的工作并提高生产力;

• 该组织正朝着“说同一种语言”的方向发展，这将促进数据共享和协作。

用詹妮弗·格雷诺（Jennifer Greenough）的话来说，“如果我们能帮助某人避免在PowerPoint幻灯片上一遍又一遍地排列一堆框的痛苦练习，那对我们来说是一个巨大的胜利。如果说 Office Timeline 擅长一件事，那就是它。

有关如何解决跟踪和通信挑战的提示

保持透明度和跟踪绩效的难度与企业的规模和复杂性成正比。部门间沟通对于健康的公司文化至关重要，尤其是当有多个具有共同目标的项目时。

您可以采用以下一些技巧来确保每个人都在同一页面上并有效地协作以带来最佳结果。

1. 定期共享 KPI 报告

与所有相关方编制和共享 KPI（关键绩效指标）大纲，确保团队成员和利益相关者在所有计划上保持一致。它还是一种激励，鼓励人们以成长的心态向前迈进，同时确定有问题的领域。

2. 记录关键指令

这里的目标是确保团队在理解任务上的时间不会超过他们有效地处理任务的时间。然而，在记录指令和微观管理每一步之间有一条微妙的界限，因为后者往往会创造自上而下的管理环境，几乎没有主动性和批判性思维的空间。

3. 使用正确的PM工具

并非每个 PM 工具或平台都适用于所有场景。依赖太多的工具和流程（最初旨在简化跟踪、报告和沟通）只会使事情进一步复杂化，造成压力、混乱和混乱。

4. 鼓励大家畅所欲言

顶级见解很少来自一位经理坐在办公室里认真思考事情;相反，它是每个人在安全的环境中分享他们的想法、挑战和问题的有机结果。为了实现这一目标，管理者通常需要退后一步，让团队成员参与进来。激励透明度和协作是让球朝着正确方向滚动的好方法，直到这些实践成为一种习惯。

5. 召开会议（正确的方式）

作为大流行后 WFM 趋势的一部分，向在线会议的过渡在过去几年中猛增。因此，许多现有的在线协作平台以及许多新开发的平台正在带来新功能，以促进透明度、规划和数据共享。利用它们，使用视觉效果、图形和任何支持您见解的内容来支持您的报告，以确保您吸引了所有人的注意力。

结论

降低复杂性是 2023 年及以后的主要通信趋势。正如我们目前所看到的，复杂性是当今日益互联的商业世界的主要特征。每个决策都可能引发下游的一连串影响，而沟通是确保项目能够保持在正轨上的关键。

我们目前正在目睹通过一系列旨在标准化内部和外部通信手段的解决方案来降低这种复杂性的努力。通过认真的主题架构方法和集中式框架，可以减轻其负面影响。